Учет, которыйне выдумывает деньги.

Сколько денег можно потратить сегодня, чтобы через неделю хватило на аренду? Звучит просто. На деле часть денег уже обещана, часть придет только после игры, а часть — неизвестно когда.

До этого был Excel с листами на каждого сотрудника и вопросы в духе «почему у меня такой баланс». Первую версию мы собрали в июне поверх зарплатных данных: доходы из календаря броней, зарплата, регулярные платежи. В сентябре финансовое ядро переписали заново с явными правилами учета.

Самая опасная таблица — та, что уверенно показывает неправильную сумму. Поэтому главное правило ядра простое: если остаток счета неизвестен, курс отсутствует или последней сверке больше 14 дней, итог денег не считается. Вместо цифры стоит «—» и вопрос, который нужно закрыть.

Правило сработало в первый же день. 6 октября, когда вышел расчет «сколько можно распределить», система вместо суммы показала «—»: не хватало подтверждений руководителя. Неприятно, но правильно. Потом правила уточнили: мелкие неопознанные суммы стали предупреждением, а не блокировкой.

Пришла доплата за бронь. В старой схеме ее можно было учесть дважды: как поступление и как изменение остатка на счете. Теперь это одна операция, которая и записывает платеж, и меняет выбранный счет. Повторяющиеся платежи вроде аренды разложены по датам, и частичная оплата или перенос касаются только своей даты.

Будущие деньги живут в сценариях отдельно от фактов: без будущих поступлений, по существующим броням, основной и сильный. Распределение денег показано в трех вариантах. «Безопасный» опирается только на текущий остаток: проверка на истории показала, что даже осторожная оценка будущих доплат ошибается чаще допустимых 5%.

Прогноз начался с разбора полной выгрузки CRM: 3 440 сделок с декабря 2023 года. Подтвердились две вещи, которые раньше были ощущениями. После 20:30 по Омску на тот же день почти не бронируют: из 428 успешных броней день в день после 20:30 создано 3. А отмены по броням с датой — 7,2%, а не 22%, как считала прежняя модель.

Отдельная модель оценивает, какую часть ожидаемых доплат по уже сделанным броням компания реально получит. На проверке по истории она уменьшила среднюю ошибку на 17% на 3 дня вперед, на 26% на неделю и на 24% на две недели.

Прогноз продаж честно помечен статусом «ограниченная проверка», и его ошибка показана, а не спрятана.

У сотрудников сдельные ставки: администратор, аниматор, актер, разные пакеты и допы. Раньше зарплату считали в Excel по памяти и переписке. Теперь она считается от мероприятий: каждое начисление раскладывается в строку, которую можно проверить. Итог без расшифровки не допускается.

Штрафы ведутся отдельным журналом, куда записи только добавляются: отмена штрафа — новая запись, а не удаление старой. Опоздание считает сервер по правилу. У каждого сотрудника есть личная страница с начислениями, суммой к выплате и штрафами.

Самозанятые сотрудники должны присылать чек на каждую выплату. Чеки годами лежали в личных сообщениях и рабочих чатах. Теперь система сама собирает их из Telegram, читает QR-код и проверяет чек в ФНС. Аннулированный или ненайденный чек отклоняется, повторный не засчитывается дважды. Сколько чеков не хватает, видно в кабинете сотрудника.

Выплаты тоже не теряются в переписке. ИИ-помощник находит в рабочих чатах сообщения вроде «отдал 3 000 из кассы Братской» и предлагает карточку: «Да, записать», «Нет» или «Другой сотрудник». Человек подтверждает каждую запись, а журнал выплат получает ее без перепечатывания.

Журнал выплат защищен от потерь. Запись, после которой в журнале станет меньше строк, блокируется. Перед каждой записью сохраняется прежняя версия, и каждый день делается копия с хранением 60 дней.

Когда 8 октября старый сервер стал недоступен, журнал выплат и финансовое состояние собрали из нескольких источников и перенесли на новый сервер. 225 сообщений из переписки, похожих на выплаты, автоматически в журнал не попали: их проверяет человек.